公務員事務局於2023年8月4日就「為公眾利益着令工作表現欠佳的人員退休」簡化機制(「簡化機制」) 向職方簡介其要點。現行的機制於2005年曾作檢討，本會支持與時俱進，再作檢討，令「簡化機制」能完善、精簡之，其過程得以兼顧公平公正、成效與效率。

　　本會認為在簡化現行機制的流程時，除簡化流程短縮時間外，應盡量維持「簡化機制」的公平及一致性、申述流程具公正性、過程避免過大增加前線督導人員的壓力和負擔。鑑此，本會已於2023年8月21日去信向公務員事務局提出以下 5 點意見，冀當局認真考慮：
 

1. 保留設有「獨立委員會」，令整個機制在觀感及效果上能公平一致

　　現行機制在部門設有「獨立委員會」，其目的為設有一個相對抽離的「第三方」去審視表現欠佳人員(當事人)的個案，以及在審視不同的個案時較能維持一致的標準。本會認為此舉一方面避免全過程由其直屬上司一方評核，可達至較公平；另一方面可避免因不同上司對表現評核標準鬆緊度不一，在一致性上有較大的保證。

　　就上述過去設有「獨立委員會」的目的及功能，本會認為在觀感及效果上都會令整個機制較公平、公正、一致，有正面可取之處，建議保留。加上「簡化機制」大大縮短了「觀察期」為3個月/ 6個月即可着令當事人退休，故保留「獨立委員會」可確保有關評核及過程的公平、公正及一致性。

　　如有少數部門因編制較小，未能成立「獨立委員會」，則需安排當事人調職一次，由另一位督導人員督導評核，此亦可彌補或因個別上司存在偏見而做成不公。
 

2. 當事人何時呈交申述書及何人審閱考慮之反映機制的公正合理性

　　由於「簡化機制」的流程縮短了，給予表現欠佳當事人兩次呈交申述書的安排亦為合適，惟分別是部門/職系首長發出擬令退休通知書後，及公務員叙用委員會支持公務員事務局對當事人的擬令退休建議之後，才呈交申述書，有商榷之處。這流程上的安排是否意味部門/職系首長、公務員叙用委員會都不用考慮當事人的申述？是否呈交申述書只是流程上的點綴，並無實質作用？如是，亦難言程序上可達公平公正。故本會建議將當事人呈交申述書的時間次序提前至：(1) 督導人員完成觀察期評核報告，有關人員知悉報告內容之後，在部門/職系首長發出擬令退休通知書之前；及(2) 公務員事務局研究完個案，準備徵詢公務員叙用委員會意見之前，當事人可呈交申述書。如此，起碼程序上顯示部門/職系首長、公務員叙用委員會在作出決定前，有關申述是在考慮之列。

　　現行機制非常清晰，當事人的申述書呈交予「獨立委員會」考慮。「簡化機制」則沒有清楚指明申述書由誰審閱考慮；是否由當事人的上司，或是由部門/職系首長審閱考慮？還是另有安排？在「簡化機制」的流程上應清楚說明。如「簡化機制」保留設有「獨立委員會」，則如現行做法由「獨立委員會」審閱考慮，程序上則能充份顯示其公正合理性。
 

3. 不宜過大加重前線督導人員的壓力及工作負擔

　　「簡化機制」規定當事人如在「觀察期」的表現有明顯改進，擬令退休建議將延緩，並接受「監察期」長達3年，期間督導人員須每3個月/ 6個月繕寫一份特別評核報告，加上其他所需的記錄，這對督導人員的壓力及負擔實加重不少。在現時人手短缺，工作量又不斷增加的情況下，長達3年的監察期無疑是「懲罰」督導人員。為免令督導人員卻步，本會建議「監察期」可減至一年/兩年，以平衡監察當事人的工作表現與督導人員的工作量。

　　另外，「簡化機制」要求部門每季向公務員事務局提交當事人工作表現的進度報告，並要求督導人員例如每個月，向部門/職系首長提交簡單報告；這其實將對前線督導人員做成不少壓力。本會建議提交報告不宜每個月如此頻密，或可約3個月/ 6個月提交一次進度報告。

　　不容忽視的是，公務員隊伍正值人手短缺及追趕績效指標，工作量有增無減，各級督導人員持續督導、培訓、協助、鼓勵下屬人員達標及不斷改善，已是很不容易的工作，因而應避免再加重前線督導人員的工作負擔。「簡化機制」亦應包括盡量簡化、減省督導人員在監察當事人提升工作表現的文書工作量，否則「簡化機制」談不上完全達到真正的簡化！
 

4. 機制不宜應用於署任人員

　　署任人員不論因晉升或行政需要而署任，其在原職級崗位都是表現優異、良好的，才會予以署任，特別是晉升署任的人員。但一些署任職位的工作性質與原職級崗位有頗大的不同，若在署任崗位未能勝任而致表現欠佳，應不屬於「簡化機制」的範圍；予以署任人員終止署任，降回原職級即可。否則，署任「升職」變「炒魷」，著實令人不安或甚視署任為畏途！故此，本會認為此「簡化機制」只適用於實任人員。
 

5. 諮詢期應最少有3至4星期，以便職方探討及內部諮詢

　　本會一向倡議建立官職伙伴合作新關係新文化，期望局方在政策/措施推出之前的醖釀階段，多與職方商討及有一個合理的諮詢期，以便職方探討、加深理解及作內部諮詢。誠如簡化「為公眾利益着令工作表現欠佳的人員退休」機制的通告(擬稿)所指「每宗個案應以公平公正的方式處理」；如何簡化並完善此機制，使之真正達到公平公正、有成效及有效率？職方需要時間全面考慮、諮詢不同職系及級別會員/公務員的意見。是次「簡化機制」只有14天的諮詢期，甚為倉卒，難免令人感到諮詢誠意欠奉，本會亦難以進行會內諮詢及解說；故誠望當局將來能予以改善，給予合理、較充裕的諮詢期。

　　公務員的薪酬福利來自公帑，提供優質高效的服務予市民是公務員的本職責任，具備完善、精簡的機制着令表現持續欠佳的人員退休是負責任的做法。本會誠望當局認真考慮以上 5 點意見，令「簡化機制」能精簡與完善並重，真正達到公平公正、成效與效率兼備之。